Ad
More Related Content
What's hot (20)
Similar to ECDL Access Σημειώσεις 5/7 (15)
Ad
Recently uploaded (20)
Ad
ECDL Access Σημειώσεις 5/7
- 1. ECDL – 5η Ενότητα Χρήση Βάσεων Δεδομένων (Access) Μαθήματα ECDL +30 699 3072 078 Syllabus 5.0
- 2. 5η Ενότητα: Χρήση Βάσεων Δεδομένων 5.1 Κατανόηση Βάσεων Δεδομένων 5.2 Χρήση της Εφαρμογής 5.3 Πίνακες 5.4 Ανάκτηση Πληροφοριών 5.5 Αντικείμενα 5.6 Αποτελέσματα ECDL 5η Ενότητα 2
- 3. 5.1 Κατανόηση Βάσεων Δεδομένων Μια βάση δεδομένων είναι μια συλλογή καλά οργανωμένων εγγραφών(δομημένη συλλογή από δεδομένα) μέσα σε κοινώς διαθέσιμα μέσα μαζικής αποθήκευσης Παραδείγματα χρήσης Βάσεων Δεδομένων: ◦ Συστήματα κρατήσεων αερογραμμών ◦ Κυβερνητικά μητρώα ◦ Εγγραφές τραπεζικών λογαριασμών ◦ Πληροφορίες ασθενών νοσοκομείων ECDL 5η Ενότητα 3
- 4. Οργάνωση Βάσεων Δεδομένων Ένας μηχανισμός δέχεται δεδομένα, τα επεξεργάζεται και παράγει πληροφορίες Ο μηχανισμός αυτός λέγεται DBMS (Data Base Management System) ή ΣΔΒΔ (Σύστημα Διαχείρισης Βάσεων Δεδομένων) και συνήθως τα χειρίζονται επαγγελματίες Η Access,η οποία είναι στο πακέτο του Office, είναι ένας τέτοιος μηχανισμός Κάθε Βάση Δεδομένων (ΒΔ) έχει: ◦ Πίνακες ◦ Εγγραφές (Γραμμές) ◦ Πεδία (Στήλες) Κάθε πίνακας σε μια ΒΔ πρέπει να περιέχει δεδομένα μοναδικού τύπου αντικειμένου Κάθε πεδίο(στήλη) ενός πίνακα περιέχει μόνο ένα στοιχείο δεδομένων όπως κείμενο, αριθμό, ημερομηνία/ώρα, ναι/όχι Κάθε πεδίο έχει ιδιότητες όπως μέγεθος πεδίου, μορφή, προεπιλεγμένη τιμή κ.α. Πρωτεύον κλειδί: είναι μια τιμή η οποία χρησιμοποιείται για να δώσει μια μοναδική ταυτότητα σε μια εγγραφή Το ευρετήριο (index) επιταχύνει τα ερωτήματα (queries) όπως και την ταξινόμηση (sort) ECDL 5η Ενότητα 4
- 5. Σχέσεις Ορισμός: μια σχέση εφαρμόζει συσχέτιση πινάκων για ελαχιστοποίηση της επανάληψης των δεδομένων Δημιουργία/Διαγραφή σχέσης που βασίζεται στο ταίριασμα ενός μοναδικού πεδίου ενός πίνακα με ένα πεδίο ενός άλλου πίνακα Σχέσεις: ◦ Ένα-προς-ένα ◦ Πολλά-προς-πολλά ◦ Ένα-προς-πολλά Κανόνες Σχέσεων ◦ Ενεργοποίηση/ Απενεργοποίηση ακεραιότητας αναφορών εξασφαλίζει ότι δεν θα διαγράψουμε εγγραφές συσχετιζόμενων πινάκων ή εγγραφές από συσχετιζόμενους πίνακες με πρωτεύοντα κλειδιά ◦ Διαδοχική ενημέρωση σχετικών εγγραφών ◦ Διαδοχική διαγραφή σχετικών εγγραφών Μπορούμε να διαγράψουμε μεμονωμένες σχέσεις ενός πίνακα αν αυτός έχει πολλές ECDL 5η Ενότητα 5
- 6. Λειτουργία ΒΔ Μια επαγγελματική ΒΔ δημιουργείται από ειδικούς των ΒΔ Αλλά η εισαγωγή, η συντήρηση και η ανάκτηση δεδομένων διεκπεραιώνεται από χρήστες Ο διαχειριστής της ΒΔ ◦ παρέχει στους κατάλληλους χρήστες πρόσβαση σε συγκεκριμένα δεδομένα ◦ είναι υπεύθυνος για την ανάκτηση μιας ΒΔ μετά από κατάρρευση (crash) ή σημαντικά σφάλματα ECDL 5η Ενότητα 6
- 7. 5.2 Χρήση της Εφαρμογής Άνοιγμα και κλείσιμο μιας εφαρμογής ΒΔ ◦ Μενού Έξοδος ή ◦ Το εξωτερικό Χ Άνοιγμα και κλείσιμο μιας ΒΔ ◦ Μενού Κλείσιμο ή ◦ Το εσωτερικό Χ Απόκρυψη εμφάνιση γραμμής εργαλείων: ◦ Προβολή Γραμμές Εργαλείων ή ◦ Δεξί κλικ στην Γραμμή Εργαλείων ΠΡΟΣΟΧΗ: Για να δημιουργήσουμε μια νέα ΒΔ σε ένα συγκεκριμένο φάκελο πρέπει από την αρχή να καθορίσουμε που θα την αποθηκεύσουμε ECDL 5η Ενότητα 7
- 8. Συνήθεις Εργασίες Μια ΒΔ περιέχει τα εξής αντικείμενα: ◦ Πίνακες ◦ Ερωτήματα ◦ Φόρμες ◦ Έκθεση /Αναφορά Μπορούμε να δημιουργήσουμε όλα αυτά και φυσικά να τα διαγράψουμε Κάθε αντικείμενο έχει διάφορες προβολές: ◦ Προβολή Σχεδίασης ◦ Προβολή Φύλλου Δεδομένων (Πίνακας) ◦ Προβολή Φόρμας /Έκθεσης ΤαξινόμησηΑύξουσα / Φθίνουσα: ◦ Δεδομένων σε πίνακα / φόρμα ◦ Αποτελεσμάτων ερωτήματος Σειρά προβολής στηλών ◦ Για να αλλάξουμε την σειρά προβολής των στηλών ενός πίνακα πηγαίνουμε στην προβολή «Φύλου Δεδομένων» και από εκεί τις μετακινούμε ◦ Αυτό δεν αλλάζει την δομή του πίνακα, δηλαδή την σειρά στην «Προβολή Σχεδίασης» ECDL 5η Ενότητα 8
- 9. 5.3 Πίνακες (1/2) Κάθε πίνακας έχει εγγραφές (γραμμές) και πεδία (στήλες) Κάθε πεδίο έχει ένα συγκεκριμένο τύπο δεδομένων (αυστηρά ορισμένο), δηλαδή τον τύπο πληροφοριών που μπορεί να αποθηκευτούν στο πεδίο ◦ Αυτόματη Αρίθμηση (1, 2, 3, 4,…) ◦ Κείμενο («Γιώργος», «Γιώργος56» , «56») ◦ Αριθμός (1, 45, -9.4,…) ◦ Ημερομηνία /Ώρα (23-01-2013, 12:34) ◦ Ναι /Όχι ◦ Υπόμνημα (Για μεγάλο κείμενο) ◦ Οδηγός Αναζήτησης ◦ Και άλλα ECDL 5η Ενότητα 9
- 10. Πίνακες (2/2) Κάθε πεδίο έχει και ιδιότητες: ◦ Μέγεθος πεδίου ◦ Μορφή (πχΑριθμού) ◦ Μορφή Ημερομηνίας/Ώρας ◦ Προεπιλεγμένη τιμή ◦ Και άλλα ΣΗΜΕΙΩΣΗ: ◦ Φυσικά μπορούμε να αλλάξουμε τύπο και ιδιότητες αρκεί να είναι συμβατά με τα δεδομένα που υπάρχουν ◦ Αν αλλάξουμε πχ το μέγεθος πεδίου από 10 χαρακτήρες σε 6 τότε θα διαγραφούν από τις υπάρχουσες εγγραφές δεδομένα που υπερβαίνουν τους έξι χαρακτήρες ECDL 5η Ενότητα 10
- 11. Σχεδίαση Πίνακα (συνέχεια) Κανόνας Επικύρωσης: ◦ Παράταση που προσδιορίζει τις τιμές που μπορεί να πάρει ένα πεδίο αριθμού, ημερομηνία/ώρα, νομισματική μονάδα ◦ Πχ: η τρέχουσα ημερομηνία εμφανίζεται με την συνάρτηση date() Κείμενο Επικύρωσης: ◦ Το μήνυμα που εμφανίζεται όταν παραβαίνουμε τον κανόνα επικύρωσης Ευρετήριο: γίνεται όταν σε ένα πεδίο κάνουμε αναζήτηση ή φιλτράρισμα, μπορεί να είναι: ◦ Με διπλότυπα (Ναι-ΕπιτρέπονταιΔιπλότυπα) ◦ Χωρίς Διπλότυπα (Όχι-Δεν επιτρέπονται Διπλότυπα) Κάθε πρωτεύον κλειδί έχει ευρετήριο και επιτρέπει στον χρήστη να προσδιορίσει κάθε εγγραφή με μοναδικό τρόπο Η ελαχιστοποίηση των διπλότυπων εγγραφών θα μας βοηθήσει στην εισαγωγή ευρετηρίων Πρωτεύον κλειδί μπορεί να εφαρμοστεί σε 1 πεδίο (απλό) ή σε περισσότερα (σύνθετο) ECDL 5η Ενότητα 11
- 12. 5.4 Ανάκτηση Πληροφοριών Αναζήτηση σε πίνακα για συγκεκριμένη λέξη, αριθμό, ημερομηνία σε κάποιο πεδίο Εύρεση ◦ Αρχή πεδίου ◦ Οπουδήποτε στο πεδίο ◦ Ολόκληρο πεδίο Φίλτρο (περιορισμός προβολής εγγραφών με κάποιο κριτήριο) σε πίνακα ή φόρμα χρησιμοποιώντας τα >=, <=, <, >, =, OR, NOT ΠΡΟΣΟΧΗ: Δεν διαγράφονται οι εγγραφές απλά δεν εμφανίζονται μέχρι να καταργηθεί το φίλτρο ECDL 5η Ενότητα 12
- 13. Ερωτήματα Χρησιμοποιούμε το ερώτημα για να εξάγουμε δεδομένα και να τα αναλύσουμε Μπορούμε να δημιουργήσουμε ερώτημα βασισμένο σε ένα ή δύο πίνακες χρησιμοποιώντας κατάλληλα κριτήρια αναζήτησης, τα οποία στην συνέχεια μπορούμε να τα τροποποιήσουμε Τα πεδία που χρησιμοποιούμε μπορούμε να: ◦ τα εμφανίσουμε ή όχι στο αποτέλεσμα ◦ εφαρμόσουμε αύξουσα ή φθίνουσα ταξινόμηση ◦ ορίσουμε κριτήρια αναζήτησης Τα ερωτήματα μόλις τελειώσουμε με τα κριτήρια πρέπει να τα εκτελέσουμε για να μας εμφανίσουν τα αποτελέσματα ECDL 5η Ενότητα 13
- 14. Κριτήρια Αναζήτησης Τα κριτήρια αναζήτησης ή επιλογής χρησιμοποιούν τα ακόλουθα: ◦ Συγκριτικούς τελεστές: = (ίσον), <> (διάφορο), < (μικρότερο), > (μεγαλύτερο), <= (μικρότερο ή ίσο), >= (μεγαλύτερο ή ίσο) ◦ Λογικούς τελεστές NOT(ΛογικόΌΧΙ), AND(Λογικό ΚΑΙ), OR(Λογικό Ή) ◦ Χαρακτήρες Μπαλαντέρ () * ή % 0,1 ή περισσότεροι χαρακτήρες ? ή _ ένας χαρακτήρας ακριβώς Για παράδειγμα: ◦ “Not Null” Δηλαδή να μην περιέχει κενές τιμές ◦ Like "Κ???" Να αρχίζει από Κ και να έχει 4 χαρακτήρες ◦ Not Like "*ίνα" Να μην τελειώνει σε ίνα ECDL 5η Ενότητα 14
- 15. 5.5 Αντικείμενα – Φόρμες Οι φόρμες χρησιμοποιούνται για να προβάλλονται και να συντηρούμε εγγραφές Με την φόρμα μπορούμε να εισάγουμε νέες εγγραφές ή να διαγράψουμε ήδη υπάρχουσες Σε μία φόρμα μπορούμε να εισάγουμε κείμενο σαν κεφαλίδα και σαν υποσέλιδο (τα οποία μετά μπορούμε να αποκρύψουμε) Μπορούμε να αλλάξουμε γραμματοσειρά ή γενικά την μορφή στα κελιά της φόρμας Μετάβαση σε εγγραφές (με τα κουμπάκια στο κάτω μέρος): ◦ Συγκεκριμένη ◦ Πρώτη ◦ Τελευταία ◦ Νέα ◦ Επόμενη ◦ Προηγούμενη Εφαρμογή φίλτρου σε πεδίο φόρμας: ◦ Δεξί κλίκ φίλτρο για *όρος* (περιέχει τον όρο) ECDL 5η Ενότητα 15
- 16. 5.6 Αποτελέσματα - Εκθέσεις Δημιουργούμε μια έκθεση/αναφορά για την εκτύπωση επιλεγμένων πληροφοριών ενός πίνακα ή ενός ερωτήματος αλλά και για να τα αναλύσουμε Σε μία έκθεση μπορούμε να αλλάξουμε την θέση των πεδίων και της κεφαλίδας (προβολή σχεδίασης), όπως και το κείμενο του υποσέλιδου ή της κεφαλίδας Μπορούμε να ομαδοποιήσουμε τα δεδομένα χρησιμοποιώντας συνοπτικές τιμές: ◦ Αθροίσματος ◦ Μέσου όρου ◦ Ελαχίστου ◦ Μεγίστου ECDL 5η Ενότητα 16
- 17. Εξαγωγή και Εκτύπωση Αποτελεσμάτων Μπορούμε τα αποτελέσματα ενός ερωτήματος (Αρχείο Εξαγωγή) να τα εξάγουμε σε ένα εξωτερικό αρχείο όπως: ◦ Αρχείο κειμένου (.txt, .csv) ◦ Υπολογιστικό φύλλο .xls Μπορούμε να εκτυπώσουμε αποτελέσματα από: ◦ Πίνακα ◦ Φόρμας ◦ Αποτελεσμάτων ερωτήματος ◦ Έκθεση/Αναφοράς Μπορούμε επίσης να αλλάξουμε στην εκτύπωση: ◦ τον προσανατολισμό(Οριζόντιος –Κατακόρυφος) ◦ μέγεθος χαρτιού εκτύπωσης (Α4, Α3, Letter) Η προεπισκόπηση εκτύπωσης (πίνακα, φόρμας, ερωτήματος, έκθεσης) είναι χρήσιμη για να δούμε πως θα φαίνεται εκτυπωμένο ECDL 5η Ενότητα 17
- 18. Τέλος!!! ECDL 5η Ενότητα 18 Μαθήματα ECDL +30 699 3072 078